Sistema automatizado de inventarios para productos inyectables en Comercial Farmacéutica Leisa S.A

Abstract

Comercial Farmacéutica Leisa S.A., dedicada a la comercialización de medicamentos y productos de salud, gestiona actualmente su inventario de inyectables mediante procesos manuales. Aunque este modelo ha permitido cumplir los requisitos regulatorios, no garantiza trazabilidad integral ni control eficiente de fechas de caducidad, y limita la reposición basada en datos. Como resultado, se generan pérdidas anuales de ₡94.362.472 por caducidad y se expone a riesgos de desabastecimiento en medicamentos críticos. Para evolucionar hacia un modelo de gestión de inventarios alineado con estándares farmacéuticos y regulatorios, la administración de medicamentos inyectables debe transitar de prácticas manuales a un esquema automatizado. El desafío consiste en desarrollar un sistema que permita controlar fechas de caducidad con base técnica, asegurar trazabilidad de lotes y respaldar decisiones de reposición mediante parámetros objetivos, reduciendo la dependencia del conocimiento tácito y fortaleciendo la capacidad operativa ante auditorías y variabilidad de demanda. Como respuesta, este proyecto diseña un sistema automatizado de gestión de inventarios para la familia de inyectables, que incorpora registro estructurado de lotes, control FEFO automatizado, reposición parametrizada y trazabilidad digital, apoyado por inteligencia artificial local y Power Automate. La solución cierra más del 90 % de las brechas identificadas en el diagnóstico y se fundamenta en digitalización progresiva, aseguramiento normativo y toma de decisiones basada en datos. Su implementación se estima en dos a cuatro meses, con una inversión inicial de ₡13.931.200 y costos operativos anuales de ₡5.268.000, permitiendo capturar beneficios económicos proyectados de ₡75.000.000 durante el primer año y estableciendo una base tecnológica escalable hacia modelos más avanzados de automatización y cumplimiento regulatorio.

Abstract Comercial Farmacéutica Leisa S.A., dedicated to the distribution of pharmaceutical products and healthcare supplies, currently manages its inventory of injectable medications through manual processes. While this approach has enabled compliance with regulatory requirements, it does not ensure full traceability or efficient expiration-date control and limits data-driven procurement decisions. As a result, the company incurs annual losses of ₡94,362,472 due to expired products and faces the risk of stockouts of critical medications. To align with pharmaceutical and regulatory inventory-management standards, the organization must transition from manual practices to an automated system. The challenge is to develop a solution that controls expiration dates based on technical parameters, ensures batch traceability, and supports replenishment decisions using objective criteria—thereby reducing reliance on tacit knowledge and strengthening operational capacity for audits and fluctuating demand. In response, this project designs an automated inventory-management system for injectable medications that incorporates structured batch registration, automated FEFO control, parameter based replenishment, digital traceability, local artificial intelligence, and Power Automate. The solution addresses more than 90% of the gaps identified in the diagnostic assessment and is grounded in progressive digitalization, regulatory compliance, and data-driven decision-making. Implementation is estimated at two to four months, with an initial investment of ₡13.931.200 and annual operating costs of ₡5.268.000. The system is projected to generate economic benefits of ₡75.000.000 during the first year, establishing a scalable technological foundation for more advanced automation and regulatory-compliance models.