Sistema para la gestión de órdenes de compra de productos críticos en el Centro de Distribución (CEDI) de Repuestos Gigante S.A

Abstract

Repuestos Gigante S.A. es una empresa costarricense con más de 25 años de trayectoria en la comercialización y distribución de repuestos automotrices y motocicletas. El actual proceso de compras está caracterizado por falta de estandarización, dependencia de hojas de cálculo y limitada trazabilidad, lo que genera errores, reprocesos y demoras, afectando el manejo y la disponibilidad de inventario; al no contar con un sistema automatizado. El proyecto propone el diseño e implementación de un sistema digitalizado de órdenes de compra pretende optimizar la eficiencia operativa y la gobernanza del gasto. El diagnóstico reveló que el 65 % de las órdenes presentaban reprocesos y tiempos de ciclo superiores a tres días hábiles debido a aprobaciones manuales y ausencia de indicadores de desempeño. La solución tecnológica se desarrolló con Power Apps, aprovechando su integración con el ERP existente y su bajo costo. El sistema automatiza aprobaciones, centraliza información, incorpora tableros visuales y emite alertas automáticas, digitalizando el proceso y el análisis en tiempo real. El análisis financiero que presentó el mayor retorno sobre la inversión positiva y recuperación en menos de doce meses, mediante la implementación de Power Apps para el proceso de órdenes de compra. La digitalización del proceso de compras proporcionará eficiencia operativa, reducción de costos, transparencia y capacidad analítica, fortaleciendo procesos y competitividad de la organización.

Abstract Repuestos Gigante S.A. is a Costa Rican company with over 25 years of experience in the commercialization and distribution of automotive and motorcycle spare parts. The current purchasing process is characterized by a lack of standardization, reliance on spreadsheets, and limited traceability, leading to errors, rework, and delays that affect inventory management and availability due to the absence of a proper system at the company. The project proposes the design and implementation of a digitalized purchase order process aimed at optimizing operational efficiency and spend governance. The diagnosis revealed that 65% of purchase orders required reprocessing and had cycle times exceeding three business days due to manual approvals and the absence of performance indicators. The technological solution was developed using Power Apps, leveraging its integration with the existing ERP and its low implementation cost. The system automates approvals, centralizes information, incorporates visual dashboards, and generates automatic alerts, thus enabling process digitalization and real-time analysis. The financial analysis demonstrated the highest positive return on investment, with a payback period of less than twelve months through the implementation of Power Apps for the purchase order process. The digitalization of the purchasing process will provide operational efficiency, cost reduction, transparency, and analytical capability, strengthening the organization’s processes and overall competitiveness.