Propuesta de documentación requerida por la Dirección de Proyectos de la Vicerrectoría

Abstract

El Instituto Tecnológico de Costa Rica es una universidad estatal que apoya y fomenta la investigación y la extensión a través de proyectos. Estos proyectos producen un impacto positivo económico, social y ambiental, y a su vez, fortalecen la integración del Instituto con los sectores productivos del país y la vinculación con centros nacionales e internacionales de investigación. La dependencia encargada de hacer cumplir estas políticas dentro de la institución es la Dirección de Proyectos de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Para el desarrollo de estos proyectos se cuenta con un manual de procedimientos y una serie de plantillas. Sin embargo, en algunos casos, estos documentos se han vuelto un obstáculo para los investigadores, quienes están interesados en el proyecto desde el punto de vista técnico pero no desde el administrativo. En consecuencia, el proyecto surge con el objetivo de proveer a los involucrados de plantillas claras y sencillas que faciliten las labores administrativas, fortalezcan la cultura de administración de proyectos y promuevan la creación de indicadores de eficiencia. El proyecto se realizó en dos fases. La primera consistió en el diagnóstico del estado actual de la cultura y documentación existente de administración de proyectos, a través de encuestas y entrevistas y de la comparación con las buenas prácticas descritas en el estándar del Project Management Body of Knowledge. En la segunda fase, se modificaron las plantillas y se creó una guía para el usuario con la definición de la terminología, una lista de documentos de apoyo y los requisitos mínimos a incluir en cada sección de las plantillas.