Elaboración de una base de conocimientos sobre las funcionalidades y procesos pertenecientes a los módulos del Sistema Financiero y Sistema de Nómina del producto ERP de la Empresa ABC

Abstract

El presente trabajo final de graduación expone la elaboración de una base de conocimientos sobre las funcionalidades y procesos de los módulos del sistema ERP de la Empresa ABC. Dicho proyecto, surge a raíz de la necesidad de proporcionar a los clientes y usuarios del sistema una base documental robusta y de fácil acceso con el propósito de empoderarlos en el uso del aplicativo. Se pretende obtener, con el desarrollo de la base de conocimientos, la transferencia de información relevante sobre los procesos y funcionalidades comúnmente utilizados por los usuarios en el ERP, a través de Internet, en forma oportuna, simple, y segura. Para esto se realizó una selección de los procesos conformados por los ciclos de Egresos y Nómina del producto ERP que formarán parte de la base de conocimientos, utilizando Confluence como herramienta para registrar y agrupar la información en forma estándar, basada en una estructura jerárquica construida por los módulos del sistema. De esta forma, se pretende generar valor agregado al cliente, facilitando una herramienta que les permita reforzar los conocimientos adquiridos durante las capacitaciones o el proceso operativo del producto, a fin de reducir el soporte funcional que requiera. La elaboración de la base de conocimientos requirió la participación de los miembros del equipo del área ERP de la Empresa ABC, dado que la información por documentar en la herramienta se encuentra en el conocimiento tácito de los colaboradores, así como documentada en manuales de usuario tradicionales normalmente en documentos de Word o archivos PDF. Para esto, se aplicó una metodología que permitió la incorporación, principalmente del área de soporte del ERP, para trasferir la información a través del uso de plantillas que permitieron la estandarización de la base de conocimientos. Así como, revisar la documentación existente en los formatos de archivos tradicionales, a fin de trasladar dicha información a la base de conocimiento en los formatos y plantillas establecidas. Además, se ofrece un plan sobre la sostenibilidad de la base de conocimientos, que permite mantener actualizada la información según los cambios realizados en el aplicativo, así como la adición de nuevo contenido.

The present dissertation exposes the elaboration of a knowledge base on the functions and processes of enterprise ABC modules of the ERP system. This project arises because of the need to provide customers and users of the system with a robust and easy to access, document base to empower them in the use of the application. It is intended to obtain, with the development of the knowledge base, transfer of relevant information about the processes and the functions commonly used for the customer in the ERP system, through the Internet, on time and in a simple and secure way. This involved the selection of the processes formed by the Egress cycles and the payroll of the ERP product that will be part of the knowledge base, using Confluence as a tool to register and grouping the information in a standard way, based on a hierarchical structure built by the system modules. With the knowledge base developed, it is intended to generate added value to the client once the implementation of the ERP system is finished, in order to reduce the functional support providing customers with a tool that allows them to reinforce the knowledge acquired during the training or the operational process of the product. The elaboration of the knowledge base requires the participation of enterprise ERP area members, since the information of the tool is in the tacit knowledge of the collaborators. As well as, documented in traditional user manuals usually in word documents or PDF files. For this, a methodology was applied that allowed the incorporation, mainly of the support area of the ERP, to transfer the information using templates that allowed the standardization of the knowledge base. As well as, review existing documentation in traditional file formats, in order to be able to transfer this information to the knowledge base in the formats and templates established. In addition, a plan is made on the sustainability of the knowledge base, which allows update the information according to the changes made in the application, and new content as well.