Propuesta de estandarización de los procesos de gestión de proyectos de una oficina de gestión de proyectos operativos de la empresa ABC, por medio del uso de buenas prácticas y herramientas tecnológicas

Abstract

El presente proyecto consiste en la elaboración de una propuesta de solución para estandarizar los procesos de una oficina de gestión de proyectos operativos de TI de la empresa ABC. La investigación surge debido a una problemática identificada en la oficina de gestión de proyectos operativos (PMO por sus siglas en inglés) con respecto a sus procesos, ya que, algunos de estos no se encuentran documentados, no disponen de una forma generalizada de llevarse a cabo y no se utilizan herramientas que los faciliten. La investigación realizada tiene un enfoque cualitativo, con un alcance descriptivo y un diseño investigación acción. Además, se implementaron cinco fases como parte de la metodología, estas son: descripción de la situación actual, identificación de las necesidades de la PMO, selección de herramientas para solventar las necesidades, diseño de la propuesta y elaboración de la propuesta de estandarización de procesos y una última fase transversal correspondiente a la gestión del proyecto. Como parte de las fases mencionadas, se aplicaron entrevistas y observaciones a los miembros de la PMO, con el fin de conocer la situación inicial de los procesos, así como una revisión documental. Además, se realizó una revisión de buenas prácticas de gestión de proyectos y encuestas a otros administradores de proyectos, de la PMO, con el fin de identificar buenas prácticas de gestión de proyectos y herramientas disponibles en la organización. Por último, se aplicó un grupo focal para conocer la perspectiva de la PMO, en relación con la implementación de la propuesta de solución. Como resultado de la investigación, se elabora un plan para la estandarización de los procesos de gestión de proyectos de la PMO, el cual contempla tres componentes técnicos: herramientas tecnológicas, documentación y procesos, así como dos componentes de gestión: cultura organizacional y sostenibilidad. Además, se propone una estrategia de implementación para el plan de estandarización, la cual indica las acciones por seguir, por parte de la empresa, sus responsabilidades para que el plan se ejecute, un cronograma e indicadores para el seguimiento de la implementación.

The present project consists of the elaboration of a solution proposal to standardize the processes of an office of IT operational project management of the ABC company. The investigation arises due to a problem identified in the PMO (PMO by its initials in English) with respect to its processes, since some of these are not documented and do not have a generalized way of carrying out, in addition, they are not use tools that facilitate them. The research carried out has a qualitative approach, with a descriptive scope and an action research design. In addition, five phases were implemented as part of the methodology, these are: description of the current situation, identification of the needs of the PMO, selection of tools to solve the needs, design of the process standardization proposal, preparation of the proposal of standardization of processes and a transversal phase in reference to project management. As part of the mentioned phases, interviews and observations are applied to the members of the PMO to know the initial situation of the processes, as well as a documentary review. In addition, a review of good project management practices and surveys of other PMO project managers were conducted to identify good project management practices and tools available in the organization. Finally, a focus group was applied to learn about the PMO's perspective in relation to the implementation of the proposed solution. As a result of the research, a plan for the standardization of PMO project management processes is prepared, which includes three technical components, these are: technological tools, documentation, and processes, as well as two management components: organizational culture and sustainability. It also proposes an implementation strategy for the standardization plan, which indicates the actions to be followed by the company, its responsibilities to execute the plan, a schedule, and indicators for monitoring the implementation.