Propuesta de una “Guía para la administración y seguimiento de los riesgos y controles de los procesos de negocio”, a partir del diseño del proceso de gestión documental y la selección de una herramienta automatizada para el Banco Central de Costa Rica

Abstract

El presente trabajo final de graduación, titulado: Propuesta de una “Guía para la administración y seguimiento de los riesgos y controles de los procesos de negocio", a partir del diseño del proceso de gestión documental y la selección de una herramienta automatizada para el Banco Central de Costa Rica, tiene como objetivo general desarrollar la propuesta de una “Guía para la administración y seguimiento de los riesgos y controles de los procesos de negocio”, a partir del diseño del proceso de gestión documental y la selección de una herramienta. Actualmente la institución presenta deficiencias en el control, análisis de datos y toma de decisiones en temas relacionados a procesos, riesgos y controles, debido a la falta de integración o una definición, o bien, por el uso de diferentes herramientas para albergar la información. Así, este proyecto motiva a contar con una guía que especifique los pasos desde el levantamiento de procesos, definición de riesgos y controles del proceso hasta el uso de una única herramienta automatizada que registre y dé seguimiento a los procesos de negocio del Banco. La guía propuesta se origina mediante el análisis de las actividades que realiza la División de Gestión y Desarrollo del Banco para el levantamiento de procesos, definición de riesgo y establecimiento de controles, así como la elaboración de un nuevo proceso, en este caso el proceso de gestión documental. Por otra parte, para la definición de la herramienta automatizada, se realiza un levantamiento de requerimientos de usuario con el fin de evaluar las herramientas según las necesidades de la División de Gestión y Desarrollo. Finalmente, se selecciona la herramienta que mejor se adapta a las labores de los colaboradores del Banco.

The present project called Proposal for a guide for the administration and monitoring risks and controls of business processes, based on the design of the document management process and the selection of an automated tool for Banco Central de Costa Rica, has the general objective of developing the proposal of a guide for the administration and monitoring of risks and controls of business processes, based on the design of the document management process and the selection of a tool. Currently, the institution presents deficiencies in control, data analysis, and decision-making on issues related to processes, risks, and controls, given the lack of integration, definition, or use of different tools that contain information. Given the above, this project motivates having a guide that specifies the steps from the process development, the definition of risks and process controls to the use of an unique automated tool that registers and tracks the business processes of the bank. The original proposed guide through an analysis of the activities carried out by the Bank's Management and Development Division for the processes development, definition of risk and the establishment of controls, as well as the development of a new process, in this case the process of document management. In the other hand, for the definition of an automated tool, a requirements development is carried out to evaluate the tools according to the needs of the Management and Development Division. Finally, the tool that best suits employee’s work will be selected.