Propuesta de mejora del proceso de monitoreo de la cartera de proyectos de una firma de auditoría apoyada en una solución tecnológica

Abstract

La toma de decisiones, por parte de las compañías, las conducen a la consecución de futuros resultados, ya sean positivos o negativos. Por este motivo, la información sobre la cual se basan dichas decisiones debería ser completa, íntegra y actual. El presente proyecto introduce una propuesta de mejora al monitoreo de la cartera de proyectos de una firma de auditoría. En consecuencia, se estableció una base conceptual que permitiese conocer, a fondo, los elementos por tratar. Posteriormente, se definió el procedimiento metodológico para cumplir con todos los objetivos establecidos, incluyendo los instrumentos de recopilación de información, como lo fueron las entrevistas y observaciones, para procesar y estructurar esta información por medio de un análisis, finalmente, se desarrolló una propuesta de solución contextualizada. En primera instancia, se analizó el estado actual del proceso, permitiendo conocer sus involucrados, requerimientos, etapas, plazos y oportunidades de mejora. Alcanzado este punto, se procedió a diseñar el estado deseado del proceso, basado en las mejores prácticas de la industria, con el modelo CMMI v2, como punto de referencia de aseguramiento de madurez y capacidad. Además, se incluyeron todas las necesidades de la organización, desde los niveles operativos, tácticos y estratégicos. Posteriormente, se diseñó una herramienta capaz de habilitar dicho proceso, y que garantizara la cobertura de todos los requerimientos. Finalmente, se generó una propuesta de implementación, la cual se enfoca en mitigar la resistencia al cambio, sin comprometer el nivel de madurez y capacidad del nuevo proceso propuesto. De esta manera, se propone un nuevo proceso de monitoreo de la cartera de proyectos, al centralizar la información, para permitir a la alta gerencia del departamento tomar decisiones basadas en el estado actual de la cartera completa, en toda la región de América Central.

Decision making is what drives companies towards their future results, whether positive or negative. Given this, the information upon which this decision making relies should be as complete and up to date as possible. This project introduces an improvement proposal to an audit firm’s project portfolio monitoring process. Therefore, a conceptual base was stablished, which would allow a thorough understanding of the elements being dealt with. Following this, a methodological proceeding was defined, including the information recollection instruments to be used, such as interviews and observations, which would allow the processing and structuring of this information. Finally, a solution proposal was developed. As a first step, the process’ current state was analyzed, allowing to determine its stakeholders, requirements, stages, terms and improvement opportunities. Following this, an ideal state was designed for the process, based on industry-defined best practices, using CMMI v2, as benchmark of process maturity and capability assurance. The organization’s operational, tactical and strategic needs were considered in this process. Having completed these, a process-enabling tool was designed, which was able to fulfill all the defined requirements. Finally, an implementation proposal was generated, focused on change resistance mitigation, without compromising the acquired capability and maturity levels within the new process. As a result, a new project portfolio monitoring process is proposed, by centralizing information, which allows upper management to take decisions based on the whole portfolio’s current state for the Central American region.