Diseño de un dashboard de control de la operación del equipo de respaldos Caso: GBM

Abstract

El presente trabajo final detalla el diseño e implementación de una solución de inteligencia de negocios en la empresa GBM para el Departamento de Servicio de Respaldos de GBM Costa Rica. La organización cuenta con indicadores claves de desempeño a lo interno, los cuales se obtienen mediante el proceso manual de extracción ejecutado por un ingeniero de respaldos, pero solo se calculan un par de veces al mes, lo cual reduce el seguimiento efectivo de la compañía hacia la calidad del servicio otorgado a otros departamentos del COE de GBM Costa Rica. Durante el presente proyecto se especifican los diferentes indicadores claves de desempeño necesarios para que la organización pueda mostrar, de manera correcta, los niveles de servicio, mediante procesos de extracción, transformación y carga que consume la información generada por las herramientas que conforman el servicio de respaldos. Estos procesan la información y generan datos necesarios para almacenarla en un repositorio de datos, que, a la vez, es consumido por una aplicación de visualización de datos para mostrar los distintos indicadores establecidos, tanto por la persona investigadora como por la empresa. Para llevar a cabo la implementación de los dashboards de control se utilizan diferentes herramientas de tecnología para los diversos procesos ejecutados, además, se utiliza la metodología llamada GIMSI, la cual se especializa en la implementación de dashboard basados en indicadores para las organizaciones. El proceso para implementar la solución se dividió en etapas, en la primera se obtuvieron los requerimientos para el diseño de los indicadores claves de desempeño con su fórmula incluida. A continuación, se analizó la situación actual de la compañía a nivel de las herramientas de software que se utilizan, tanto a nivel de información como procesos de extracción de datos en el servicio de respaldos y se ejecutaron tareas de ingenieros de respaldos para conocer la operativa, además de conocer la perspectiva de los administrativos del servicio y los clientes internos. A partir del requerimiento de la organización y el análisis de la situación actual de los sistemas de información se llevó a cabo el diseño e implementación de los procesos de ETL y el consumo de la información generada por la herramienta de visualización de dashboard. Por último, se validaron los beneficios para la empresa de los dashboards de control para el servicio de respaldos. Con el uso de esta solución se pretende reducir los trabajos de generación de reportes hacia los ingenieros de respaldos, agilizar los procesos de mantenimiento e informes hacia los clientes u organización interna y dar trazabilidad histórica de la calidad del servicio otorgado por GBM hacia sus clientes internos y externos.

This graduation paper specifies the design and implementation of a business intelligence solution within the GBM company for the backup service department of GBM Costa Rica. The organization has internal key performance indicators which are obtained through the manual extraction process executed by a backup engineer, but they are only calculated a couple of times a month, which reduces the effective follow-up of the organization towards the quality of service provided to other departments of the GBM Costa Rica COE. During this project, the different key performance indicators necessary for the organization to correctly display the service levels are specified, through extraction, transformation and loading processes, the information generated by the tools that make up the backup service is consumed, which process the information and generate the necessary data to store the information in a data repository, which in turn is consumed by a data visualization application to show the different indicators established by both the researcher and the organization. To carry out the implementation of the control dashboards, different technology tools are used for the different processes executed, in addition, the so-called GIMSI methodology is used, which specializes in the implementation of dashboards based on indicators for organizations. The process of implementing the solution was divided into stages, in the first stage the necessary requirements are obtained for the design of the key performance indicators with their formula included, then the current situation of the organization is analyzed at the level of the tools of software used both at the information level, as data extraction processes in the backup service, backup engineer tasks are executed to understand the operation, in addition to knowing the perspective of the service administrators and internal customers. Based on the requirement of the organization and the analysis of the current situation of the information systems, the design and implementation of the ETL processes and the consumption of the information generated by the dashboard visualization tool are carried out. Finally, the benefits towards the organization of the control dashboards for the backup service are validated. With the use of this solution, it is intended to reduce the work of generating reports to backup engineers, streamline maintenance and reporting processes to customers or internal organization and provide historical traceability of the quality of service provided by GBM to its customers. internal and external customers.