Manual de procedimientos para la Oficina de Planificación Institucional (OPI) del Tecnológico de Costa Rica

Abstract

El presente estudio consiste en la elaboración de un Manual de Procedimientos para la Oficina de Planificación Institucional (OPI) del Tecnológico de Costa Rica, actualmente la oficina cuenta con la documentación de algunos de sus procedimientos, más no se encuentran aprobados ni publicados, ante esto se realiza un diagnóstico de la situación actual de algunos de los procedimientos de las unidades que la conforman y se aprovecha para actualizar los pasos de los procedimientos existentes. Lo anterior dio origen a la pregunta de investigación, la cual consistió en identificar cuál herramienta administrativa permitía hacer más eficaz y eficiente los procedimientos de la Oficina de Planificación Institucional OPI del Tecnológico de Costa Rica. Para atender esta situación se realizó una revisión bibliográfica que fundamentó de manera teórica el contenido del trabajo. Para el trabajo de campo se desarrollaron una serie de entrevistas tanto virtuales como presenciales con el personal de las diferentes unidades de la Oficina de Planificación Institucional, esta información fue sujeto de análisis mediante la herramienta Hexámetro Quintiliano, con el cual se logró detectar la existencia de procedimientos innecesarios e incluso la simplificación de algunos de ellos y la carencia o falta de claridad en cuanto a la determinación de los responsables a cargo de supervisar el desarrollo de las actividades que son desarrolladas en las unidades analizadas. Con la elaboración de este proyecto se pretende que la Oficina de Planificación Institucional cuente con la actualización de sus procedimientos, para un adecuado desempeño de sus actividades.

The present study consists of the elaboration of a Manual of Procedures for the Office of Institutional Planning (OPI) of the Tecnológico de Costa Rica, currently the office has the documentation of some of its procedures, but they are not approved or published, given this a diagnosis of the current situation of some of the procedures of the units that make it up is made and it is used to update the steps of the existing procedures. This gave rise to the research question, which consisted of identifying which administrative tool made it possible to make the procedures of the Office of Institutional Planning OPI of the Tecnológico de Costa Rica more effective and efficient. To address this situation, a literature review was carried out that theoretically substantiated the content of the work. For the fieldwork, a series of virtual and face-to-face interviews were developed with the staff of the different units of the Office of Institutional Planning, this information was subject to analysis using the Quintilian Hexameter tool, with which it was possible to detect the existence of unnecessary procedures and even the simplification of some of them and the lack or lack of clarity in terms of the determination of those responsible in charge to supervise the development of the activities that are carried out in the units analyzed. With the preparation of this project, it is intended that the Office of Institutional Planning will have its procedures updated, so that it can carry out its activities properly.