Integración de los procesos de negocio en los departamentos de Ventas, Proyectos y Financiero, en la empresa WINIT, a través de la herramienta ERP Odoo para la mejora del flujo de valor de la información

Abstract

Los departamentos de Ventas, Proyectos y Financiero actualmente en WINIT presentan una problemática de desintegración de información utilizada a lo largo de la ejecución de los procesos. La información que se obtiene en cada proceso no es compartida de manera integrada, lo cual ha causado que cada departamento tenga su propia información en documentos que no se encuentran actualizados ni estandarizados. El retrabajo es una de las consecuencias que ha generado esta desintegración, cada departamento debe de recolectar información que se obtuvo anteriormente en otro proceso en vez de solicitarla o consultarla. Según los colaboradores de WINIT la ambigüedad de la información es elevada, al existir silos de información no se sabe cuál es la más actualizada. Indagando más a fondo se identificó la necesidad de documentar los procesos de negocio, la documentación existente se encuentra desactualizada, sin estándar y no se ha aprobado formalmente. La documentación de los procesos es un aspecto fundamental que se debe de realizar ya que es una guía y respaldo de cada actividad que se debe de realizar para ejecutar cada proceso. El presente Trabajo Final de Graduación propone realizar la integración de la gestión de la información en los procesos de negocio mediante la implementación de una herramienta ERP llamada Odoo. Este sistema permitirá la integración de la información entre los diversos departamentos. Con la realización de este proyecto no solo se busca implementar el sistema sino también estandarizar y actualizar la documentación de los procesos de negocio una vez se realice la integración con el uso del sistema. Los sistemas ERP brindan a las empresas una oportunidad de automatizar y mejorar las actividades que se realizan en los procesos de negocio de las empresas.

The Sales, Projects, and Financial departments currently in WINIT present a problem of disintegration of information used throughout the execution of the processes. The information obtained in each process is not shared in an integrated manner, which has caused each department to have its own information in documents that are not updated or standardized. Rework is one of the consequences that this disintegration has generated; each department must collect information that was previously obtained in another process instead of requesting or consulting it. According to WINIT collaborators, the ambiguity of the information is high; since there are silos of information, it is not known which is the most up to date. Investigating further, the need to document business processes is identified; the existing documentation is outdated, without a standard and has not been formally approved. The documentation of the processes is a fundamental aspect that must be carried out since it is a guide and support for each activity that must be carried out to execute each process. This Final Graduation Project proposes to automate information management in business processes through the implementation of an ERP tool called Odoo. This system will allow the integration of information between the various departments. With the completion of this project, the aim is not only to implement the system but also to standardize and update the documentation of the business processes once the integration with the use of the system is carried out. ERP systems provide companies with an opportunity to automate and improve the activities carried out in the companies' business processes.