Implementación de mejoras al proceso de compras públicas del Departamento de Aprovisionamiento del Tecnológico de Costa Rica

Abstract

Este proyecto implementa mejoras en el proceso de compras públicas del Departamento de Aprovisionamiento del Tecnológico de Costa Rica (TEC) mediante la automatización de flujos de trabajo y el uso de herramientas colaborativas. Las soluciones propuestas incluyen formularios digitales en Power Apps, flujos automáticos en Power Automate y reportes interactivos en Power BI, que permiten a los analistas gestionar contratos y órdenes de compra de manera eficiente y precisa. Con estas herramientas, se optimiza el seguimiento de los contratos, se reducen los errores manuales y se facilita la toma de decisiones en tiempo real. El proyecto sigue una metodología de fases que abarca desde el análisis de la situación actual hasta la implementación final y pruebas de usuario, con una gestión del cambio estructurada para asegurar una adopción efectiva de la solución.

This project implements improvements to the public procurement process of the Procurement Department at the Costa Rican Institute of Technology (TEC) through workflow automation and collaborative tools. The proposed solutions include digital forms in Power Apps, automated workflows in Power Automate, and interactive reports in Power BI, enabling analysts to manage contracts and purchase orders efficiently and accurately. These tools optimize contract tracking, reduce manual errors, and facilitate real-time decision-making. The project follows a phased methodology, covering from the analysis of the current situation to final implementation and user testing, with structured change management to ensure effective adoption of the solution.