Propuesta de estrategia que apoye la transformación digital de los procesos del Departamento de Aprovisionamiento del ITCR

Abstract

El Departamento de Aprovisionamiento del ITCR enfrenta limitaciones en su eficiencia operativa debido a la dependencia de procesos manuales y sistemas desintegrados, como el uso excesivo de hojas de cálculo y la transferencia manual de datos entre plataformas. La falta de automatización y digitalización obstaculiza el seguimiento efectivo de contratos y pagos, mientras que la dependencia de aprobación de fondos por parte de la administración superior restringe las inversiones necesarias para modernizar sus operaciones y adaptarse a un entorno dinámico. Este proyecto justifica la transformación digital del Departamento de Aprovisionamiento del ITCR mediante una estrategia orientada a optimizar y modernizar sus procesos, cumpliendo con los requerimientos legales establecidos en la Ley General de Contratación Pública y alineándose con las directrices institucionales los objetivos del Plan Estratégico Institucional (PEI) del ITCR. Este Trabajo Final de Graduación propone una estrategia de transformación digital para el Departamento de Aprovisionamiento del Instituto Tecnológico de Costa Rica, orientada a optimizar sus procesos internos y mejorar su eficiencia operativa. La estrategia se desarrolló en tres fases, cada una enfocada en cumplir los objetivos específicos del proyecto y se implementó bajo la metodología Lean IT. En la primera fase, se realizó un diagnóstico exhaustivo de los procesos actuales (as-is), identificando áreas de mejora clave en los flujos de trabajo del departamento. Para este diagnóstico, se aplicó el modelo de madurez HADA, que permitió evaluar el nivel de digitalización y eficiencia de los procesos existentes y establecer una línea base para la transformación. La segunda fase se centró en el diseño de un modelo ideal de procesos (to-be), orientado a digitalizar y estandarizar los macroprocesos clave del departamento. Este diseño establece una estructura de procesos más ágil y alineada con las mejores prácticas de la industria, proporcionando una visión clara de las mejoras necesarias para alcanzar una operación optimizada y adaptable a las necesidades institucionales. En la tercera fase, se desarrolló una hoja de ruta de implementación que proporciona una guía estructurada para alcanzar las metas propuestas en el proyecto de transformación digital. Esta hoja de ruta, fundamentada en el Informe Ejecutivo Hoja de Ruta para la Transformación Digital de CONARE, está diseñada para cerrar brechas identificadas y lograr los objetivos de transformación del departamento. Organizada en cuatro perspectivas estratégicas, cada una con metas y acciones específicas, la hoja de ruta traza el camino en lapsos semestrales por un plazo de tres años hacia una operación más eficiente y adaptada a las necesidades actuales. El proyecto proporciona una estrategia integral para que el Departamento de Aprovisionamiento logre una transición hacia una operación más eficiente y alineada con los objetivos de modernización del ITCR, asegurando un uso óptimo de los recursos y un enfoque de mejora continua basado en los principios de Lean IT.

The ITCR’s Procurement Department faces limitations in operational efficiency due to its reliance on manual processes and disconnected systems, such as the excessive use of spreadsheets and manual data transfer between platforms. The lack of automation and digitalization hinders effective tracking of contracts and payments, while the dependence on approval of funds from upper management restricts the necessary investments to modernize its operations and adapt to a dynamic environment. This project justifies the digital transformation of the ITCR’s Procurement Department through a strategy designed to optimize and modernize its processes, complying with the legal requirements established by the Public Procurement Law and aligning with the institutional goals of the ITCR's Institutional Strategic Plan (PEI). This Final Graduation Project proposes a digital transformation strategy for the Procurement Department of the Costa Rica Institute of Technology, aimed at optimizing internal processes and improving operational efficiency. The strategy was developed in three phases, each focused on achieving the specific objectives of the project, and implemented using the Lean IT methodology, which facilitates the identification and elimination of process waste. In the first phase, an exhaustive diagnosis of current processes (as-is) was conducted, identifying key areas for improvement within the department's workflows. The HADA maturity model was applied in this diagnosis, allowing for an assessment of the digitalization and efficiency levels of existing processes and establishing a baseline for transformation. The second phase focused on designing an ideal process model (to-be), aimed at digitalizing and standardizing the department’s key macro-processes. This design establishes a more agile process structure aligned with industry best practices, providing a clear vision of the improvements needed to achieve an optimized operation that adapts to institutional needs. In the third phase, an implementation roadmap was developed, providing a structured guide to achieving the goals proposed in the digital transformation project. This roadmap, based on the Executive Report on Digital Transformation Roadmap by CONARE, is designed to address identified gaps and achieve the department’s transformation objectives. Organized into four strategic perspectives, each with specific goals and actions, the roadmap sets a path, structured by semester over three years, toward a more efficient operation adapted to current needs. The project provides a comprehensive strategy for the Procurement Department to transition to a more efficient operation aligned with the ITCR's modernization goals, ensuring optimal resource use and a continuous improvement approach based on Lean IT principles.