Propuesta de diseño de un producto digital para la gestión de órdenes de compra de computadoras, siguiendo prácticas y estándares organizacionales en una empresa manufacturera

Abstract

El objetivo de este estudio es formular una propuesta de diseño de un producto digital para la gestión de órdenes de compra de computadoras, aplicando prácticas y estándares organizacionales que permitan simplificar el proceso dentro de una empresa manufacturera en el ámbito regional en América Latina. El problema principal identificado es la dependencia excesiva de procesos manuales en tareas clave, como la recopilación de solicitudes, la validación presupuestaria, el control de inventarios y el seguimiento de órdenes de compra. Estas ineficiencias generan retrasos que impactan la productividad de las personas colaboradoras. Para abordar este problema, se utiliza un enfoque cualitativo de investigación-acción. La recopilación de datos se lleva a cabo mediante entrevistas, revisión documental y validaciones con usuarios clave. Además, se utiliza como base el marco de gestión de productos digitales definido por la entidad, el cual establece principios, prácticas y criterios de validación para el desarrollo de soluciones tecnológicas. Este marco guía el diseño del producto mediante cinco vectores: calidad técnica, experiencia de usuario, comunicación 360, activación proceso-organización-tecnología y valor por dinero. El análisis de resultados permitió identificar las necesidades de los distintos actores, definir los trabajos por realizar (Jobs-to-be-Done) y diseñar un producto digital alineado con los cinco vectores de superioridad de este. Se valida un prototipo funcional del sistema con usuarios operativos, solicitantes y liderazgo sénior, obteniendo retroalimentación positiva y oportunidades de mejora. Finalmente, se evalúa el alineamiento con los estándares organizacionales, alcanzando un 50 % de cumplimiento e identificando planes de acción para cerrar las brechas. Por último, se recomienda utilizar esta propuesta como base para el desarrollo del producto digital, priorizando los criterios pendientes y promoviendo la transformación digital del proceso.

The objective of this research is to formulate a design proposal for a digital product aimed at managing computer purchase orders, applying organizational practices and standards to simplify the process within a manufacturing company operating regionally across Latin America. The main problem identified is the excessive reliance on manual processes in key tasks such as request collection, budget validation, inventory control, and purchase order tracking. These inefficiencies cause delays that negatively impact employee productivity. To address this issue, a qualitative action-research approach was applied. Data collection was conducted through interviews, document review, and validations with key users. Additionally, the research is based on the Digital Product Management framework defined by the organization, which establishes principles, practices, and validation criteria for the development of technology-based solutions. This framework guides the product design through five core vectors: technical quality, user experience, 360-degree communication, process organization-technology activation, and value for money. The results analysis made it possible to identify user needs, define the Jobs-to-be-Done, and design a digital product aligned with the five product superiority vectors. A functional prototype of the system was validated with operational users, requesters, and senior leadership, resulting in positive feedback and improvement opportunities. Finally, the product's alignment with organizational standards was assessed, reaching 50% compliance and identifying action plans to close the remaining gaps. It is recommended to use this proposal as a foundation for further development of the digital product, prioritizing pending criteria and promoting the digital transformation of the process.