Software para control y facturación de horas de mantenimiento de los clientes y su integración contable
Resumen
Con el fin de mejorar el proceso contable de la empresa, se buscó una forma
de llevar la facturación de una forma más ágil y rápida. Por lo que se analizó y se
gestionó un sistema que generara la facturación fácilmente introduciendo algunos
parámetros, para así reducir los costos que este proceso conlleva.
El costo mensual de llevar el proceso de facturación manualmente es elevado
en recurso humano y coste de tiempo, ya que la facturación y la introducción de
estos datos tienen que hacerse en el sistema por parte del departamento contable de
la empresa. Por lo que se tiene que imprimir cada una de las facturas, para que sean
llevabas al cliente correspondiente y luego de su cancelación recolectarlas y
documentarlas en la contabilidad de la empresa.
Como punto de facilidad para la empresa se vio el proceso desde que
comienza la prestación de servicios por parte de la empresa hacia el cliente; el
proceso comienza con la creación de un contrato bilateral por préstamo de servicios
por parte de la empresa hacia el cliente. Por lo que para la simplificación de este
proceso, se creó el contrato mediante una serie de pasos mediante el sistema,
agregándole a este contrato cinco de los servicios que presta la empresa y con los
cuales lucra, estos servicios se le prestan al cliente dependiendo de lo que ellos
decidan.3
Por otro lado, la recolección de servicios que se les brindan a los clientes de la
empresa diariamente por parte de los empleados, se realizaba por medio de
bitácoras diarias realizadas en documentos textuales, por lo que se hizo uso de este
recurso incluyendo este servicio mediante bitácoras digitales, las cuales funcionan
por periodos establecidos por la empresa. Esto facilito la recolección de información
sobre los servicios brindados a los clientes y un mejor control de las horas y tareas
diarias realizadas por los empleados.
La confidencialidad, integridad y completitud que deben tener los datos
ingresados en las cuentas por cobrar y plasmados en facturas de recibos de dinero
por préstamo de servicios, hacen de la facturación digital un servicio de gran ayuda,
de mucha utilidad y ahorra de tiempo hacia la empresa. Ya que los beneficios en
disminución de costos, recurso humano y ahorro de tiempo son de gran utilidad para
el negocio.
El proyecto fue desarrollado en el lenguaje de programación Visual Basic
.NET, una aplicación web bajo cinco capas de negocio definidas bajo los estándares
de la empresa, con una base de datos desnormalizada creada en Sql Sever 2008.
Para evitar riesgos a largo y corto plazo; tener una mejor visión de lo que se
quería desarrollar se documentó mediante una especificación realizada a fondo con
cada uno de los detalles del sistema, para luego realizar la implementación de un
sistema planeado sólidamente con anticipación.
Este proyecto se desarrolló para la empresa Innovación de Software S.A.
(INNOVASOFT S.A.), se trabajó en departamento financiero contable de la empresa,
por el parte del estudiante practicante Alexander Rojas Soto, bajo la supervisión de la
práctica dentro de la empresa del Ingeniero Jhonatan Carvajal y por parte de la
institución bajo la accesoria del profesor tutor PhD. Oscar López Villegas. 4
INNOVASOFT, S.A. es una empresa costarricense fundada en el año 2000
por el Ing. Ricardo Umaña Cervantes, presidente y gerente general de la Compañía.
La gran experiencia adquirida por INNOVASOFT en 11 años dedicados única y
exclusivamente de forma especializada al desarrollo de aplicaciones de
administración y gestión académica, con una filosofía de integración transparente
con la gestión contable, ha hecho de CLASS uno de los software académicos
integrados líderes a nivel Latinoamericano.
Como futuros ingenieros en computación se puede ver claramente el beneficio
y las enseñanzas tanto técnicas como personales que esto nos trae. Llevar nuestros
conocimientos técnicos a la práctica trae un beneficio en experiencia tanto técnica
como humana que es invaluable. En beneficio mutuo empresa y estudiante podemos
ver la importancia y el valor que tiene el trabajo y las horas de dedicación que
invertimos en nuestra preparación.
Descripción
Proyecto de Graduación (Bachillerato en Ingeniería en Computación) Instituto Tecnológico de Costa Rica, Escuela de Ingeniería en Computación, 2012.