Propuesta de guía metodológica para la selección, priorización y evaluación de proyectos en la Dirección de Informática del Ministerio de Obras Públicas y Transportes

Abstract

The present document contains a proposal of a methodological guide for the selection and prioritization of projects developed to the Information Technology Department of the Ministry of Public Works and Transport (MOPT for its acronym in Spanish), which is the institution who provides support to the Minister of Transport and Infrastructure in Costa Rica. This document proposes a methodological guide for the selection and prioritization of the projects developed by the IT Department, will help in identifying all those projects, within a multitude of initiatives that maximize the benefit from a perspective of accomplishing the strategic objectives and improve the organizational management, including this last one benefits such as: cycle times reduction in processes or procedures, decreasing of waiting times, re-processes time reduction, complaints less, and others. To achieve the proposal development, we come up with the use of the project portfolio management model, developed by Bible and Bivins (2011), which is used as the main support for the proposed process. Likewise, the proposal includes the selection of criteria to be used in the pre filter phase, filter and selection activities. These criteria make it easier for decision-makers to identify those proposals that will bring greater benefits to the organization, as well as increasing the chances of success during the project development. Likewise, the proposal includes the use of models and tools for the collection, analysis and registration of the information recommended by the good practices of the project management's portfolio, such as hierarchical analytical process, comparison by parts or sections, linear programming model and the use of forms to conserve information. This last one has been considered important to support and demonstrate the decision making process linked to the technique, facing the inspecting organizations. All these elements together gave shape to the proposed methodological guide.

Finally, it is important to mention that implementing the proposal would bring important benefits to the organization, facilitating and supporting decision-making process, documenting the evidence and justifying the use of public resources face to country's population and other organizations.

El presente documento consiste en la propuesta de una guía metodológica para la selección y priorización de proyectos, desarrollado para la Dirección de Informática del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, institución que da apoyo al Ministro rector del Sector Transporte e Infraestructura en Costa Rica. Este documento propone una guía metodológica para la selección y priorización de los proyectos desarrollados por la Dirección de Informática, la cual ayudará en identificar todos aquellos proyectos, dentro de una multitud de iniciativas, que maximicen el beneficio desde una perspectiva de cumplimiento de los objetivos estratégicos y de mejora de la gestión organizacional. Donde ésta última a su vez incluye beneficios, tales como: disminución de tiempos de ciclo de procesos o trámites, disminución de tiempos de espera, disminución de re-procesos, disminución de quejas, entre otros. Para lograr el desarrollo de la propuesta se plantea el uso del modelo de administración de carteras de proyectos desarrollado por Bible y Bivins (2011), el cual es utilizado como soporte principal del proceso propuesto. Así mismo, la propuesta incluye la selección de criterios a ser utilizados en las actividades de pre filtro, filtro y selección. Estos criterios facilitan a los tomadores de decisiones identificar aquellas propuestas que traerán mayores beneficios para la organización, así como aumentar las probabilidades de éxito en el desarrollo de los proyectos. De igual forma, la propuesta incluye el uso de modelos y herramientas para la recopilación, análisis y registro de información recomendadas por las buenas prácticas de gestión de carteras de proyectos, tales como: proceso analítico jerárquico, comparación por partes, el modelo de programación lineal y el uso de formularios para conservar la información. Éste último considerado importante para sustentar y evidenciar la toma de decisiones apegado a la técnica ante organizaciones de carácter fiscalizador. Todos xvii estos elementos en conjunto dieron forma a la guía metodológica propuesta. Finalmente, es importante indicar que la implementación de la propuesta traería beneficios importantes para la organización, facilitando y fundamentando la toma de decisiones, así como su documentación para evidenciar y justificar el uso de recursos públicos ante la población del país y otras organizaciones.