Fortalecimiento de la gestión centralizada de proyectos del Centro de Servicios Compartidos de la empresa La Tecnológica S.A.

Abstract

This document aims to solve the problem occurred in the Shared Services Center of La Tecnológica S.A. in regards of the non-monitoring of the methodology established for project management, which generates: re work, the non-production of lessons learned and the lack of standardized documentation of completed projects. Initially a compilation of generalities of the organization in which the research was applied was carried out in order to put in context the characteristics of the Shared Services Center. Subsequently, all the terms to be used during the execution of the research concerning this document were conceptualized, emphasizing on the characteristics of a Project Management Office. Self-completed questionnaires, non-participant observation, and documentary analysis were applied as research instruments to gather the information that would allow the diagnostic of the current situation of the organization in terms of project management: categorizing it on a mid-low maturity level. The lack of a standardized methodology throughout the organization for the execution of projects and the lack of an entity to create and centralize documentation in projects already executed were identified as improvement areas. As a proposal to correct the problem addressed in the research, the creation of a consultative Project Management Office (PMO) in the CSC of La Tecnológica SA is proposed, whose main functions are the implementation and management of a standardized methodology for the management of projects, the creation and correct documentation of lessons learned and project management education for the entire population of CSC collaborators.

El presente documento pretende solucionar el problema acontecido en el Centro de Servicios Compartidos de La Tecnológica S.A. con respecto a la falta de seguimiento de la metodología establecida para la gestión de proyectos, lo que genera: re trabajo, la falta de producción de lecciones aprendidas y la falta de estandarización de documentación de los proyectos finalizados. En primera instancia se realizó un compilado de generalidades de la organización a la cual se le aplicó la investigación, para poner en contexto las características del Centro de Servicios Compartidos. Posteriormente se conceptualizaron todos los términos a ser utilizados durante la ejecución de la investigación concerniente al presente documento, dándole énfasis a las características de una Oficina de Proyectos. Se aplicaron cuestionarios auto diligenciados, observación no participante, y análisis documental como instrumentos de investigación para recabar la información que permitiera diagnosticar la situación actual de la organización en cuanto la gestión de proyectos, ubicándola en un nivel de madurez medio bajo. Como áreas de mejora se identificaron principalmente la falta de metodología estandarizada en toda la organización para la ejecución de proyectos, y la falta de un ente creador y centralizador de documentación en proyectos ya ejecutados. Como propuesta para subsanar el problema abordado en la investigación, se plantea la creación de una Oficina de Proyectos (PMO) de tipo consultiva en el CSC de La Tecnológica S.A., que tenga como principales funciones la implementación y gestión de una metodología estandarizada para la gestión de proyectos, la creación y correcta documentación de lecciones aprendidas y la educación en el tema de proyectos a toda la población de colaboradores del CSC.