Rediseño y propuesta de control del proceso de reclutamiento y admisiones de una institución educativa

Abstract

Este Trabajo Final de Graduación se centra en la formulación de un rediseño y propuesta de control para el proceso de reclutamiento y admisiones de una institución educativa durante el segundo semestre de 2023. En la actualidad, el departamento de maestrías residenciales de la institución enfrenta ineficiencias en su ejecución debido a diversos factores, como la subutilización de dashboards de control, la incorrecta definición de KPI, la falta de estandarización del proceso y prácticas inadecuadas en la adopción de Salesforce. El trabajo inicia con un análisis exhaustivo del proceso, entrevistando a los involucrados y observando la dinámica actual de reclutamiento y admisión. Se utiliza Bizagi para simular el proceso actual y obtener datos sobre duración y costos. Además, se realiza un estudio para identificar oportunidades de mejora y determinar qué tipos de candidatos son más propensos a matricularse rápidamente. La propuesta de mejora implica un rediseño del proceso, identificando cambios y justificando la eliminación de tareas innecesarias. Se desarrollan diagramas To-Be para visualizar el proceso mejorado. Se crean KPI para gestionar el rendimiento del nuevo proceso, y se generan visualizaciones para monitorear su eficacia. Finalmente, se implementa un plan de comunicación para difundir información sobre el proyecto y se establece un cronograma con estados de tareas y fechas de finalización. En resumen, el trabajo aborda las deficiencias del proceso actual de reclutamiento y admisiones en una institución educativa, proponiendo un rediseño sustentado en un análisis detallado, simulaciones y la implementación de KPI para mejorar la eficiencia y el rendimiento.

This document focuses on the formulation of a redesign and control proposal for the recruitment and admissions process of an educational institution during the second semester of 2023. Currently, the residential master's department of the institution faces inefficiencies in its execution due to several factors, such as underutilization of control dashboards, incorrect definition of KPIs, lack of process standardization and inadequate practices in the adoption of Salesforce. The work begins with an exhaustive analysis of the process, interviewing those involved and observing the current dynamics of recruitment and admission. Bizagi is used to simulate the current process and obtain data on duration and costs. In addition, a study is conducted to identify opportunities for improvement and determine which types of candidates are most likely to enroll quickly. The improvement proposal involves a redesign of the process, identifying changes and justifying the elimination of unnecessary tasks. To-Be diagrams are developed to visualize the improved process. KPIs are created to manage the performance of the new process, and visualizations are generated to monitor its effectiveness. Finally, a communication plan is implemented to disseminate information about the project and a timeline is established with task status and completion dates. In summary, the paper addresses the shortcomings of the current recruitment and admissions process in an educational institution, proposing a redesign based on a detailed analysis, simulations, and the implementation of KPIs to improve efficiency and performance.