Elaboración de un Manual de Organización y un Manual de Procedimientos para el Sistema Nacional de Colegios Científicos de Costa Rica

Abstract

El acelerado crecimiento y desarrollo del Sistema Nacional de Colegios Científicos de Costa Rica y los procesos de cambio, que hay que enfrentar día a día, como el crecimiento de operaciones, el incremento de personal, la adopción de técnicas modernas y a los cambios estructurales entre otros, hacen que sea de suma importancia utilizar instrumentos de Organización y Métodos que permitan enmarcar los procesos administrativos, que faciliten el cumplimiento de los objetivos de las diversas Sedes existentes de los Colegios Científicos de Costa Rica que conforman el Sistema. Podemos decir entonces, que las continuas mejoras tecnológicas, las nuevas tendencias administrativas, las directrices económicas, los cambios sociales, entre otros, inciden en las organizaciones de tal manera que todo lo concerniente a la misma se ve en la obligación de pasar por un proceso continuo de adaptación y cambio, si lo que se pretende es sobrevivir en este incierto medio. Es por lo anterior que el Sistema Nacional de Colegios Científicos de Costa Rica se ve en la necesidad de mejorar continuamente su manera de operar, y debido a que en la actualidad no cuenta con Manuales que contengan información clasificada sobre una materia de la organización, y que constituyan una fuente de consulta la cual proporcione información oficial y sistematizada sobre las prácticas administrativas o sobre aspectos relevantes de este, se elaboró la siguiente práctica de especialidad basada en un Análisis Administrativo del mismo, en donde se dotará al Sistema de un Manual de Organización y un Manual de Procedimientos, documentos que serán fuente importante de información y que sirven de referencia a los empleados de la organización, al contar con un respaldo el cual le señale de que forma efectuar sus labores y los lineamientos que requieren ser tomados en cuenta al ejecutar Introducción 2 el procedimiento, además servirán de apoyo para capacitar a los nuevos empleados de manera más eficiente, en casos de incapacidades, sustitución o rotación del personal. Estos manuales al ser tomados como una referencia de interés, deben evaluarse cada cierto tiempo y hacer las actualizaciones que ameriten. Para poder desarrollar los mismos y lograr emitir un análisis adecuado y recomendaciones acertadas es necesario conocer a fondo la forma organizacional del Sistema, sus procedimientos, quiénes realizan los procedimientos, para qué sirven, qué formularios son necesarios para que se lleven a cabo las diferentes tareas y el fin que tiene cada uno dentro de la organización, entre otros aspectos. Esto requiere de la interacción con el personal que labora en esta organización, para poder obtener dicha información.